PENGERTIAN PIK

Pengelolaan Instalasi Komputer(PIK)

Bab. I
Elemen-elemen  dasar dalam Pengelolaan Instslasi Komputer (PIK)
Pengertian PIK
PENGELOLAAN
Definsi (1) “Proses Pengelolaan yang mempertimbangkan hubungan timbal balik antara kegiatan manusia dengan komputer.
Definisi ke (2) “adalah suatu proses penyusunan dan pengambilan keputusan secara rasional tentang pemanfaatan computer secara berkelanjutan”.
Definisi ke (3) “Suatu proses kontinu dan dinamis dalam penyusunan dan pengambilan keputusan tentang pemanfaatan komputersecaraberkesinambungan”.
Definisi ke (4) “Melakukan sebuah upaya pemeliharan secara terjadwal atau tidak terjadwal”.
INSTALASI
Proses pemasangan dan penyetingan perangkat (keras/lunak) agar bias digunakan oleh sistem.
KOMPUTER
Alat bantu bagi manusia untuk menyelesaikan pekerjaannya. Perangkat elektronik yang dapat dipakai untuk mengolah data dengan perantaraan sekumpulan program dan mampu memberikan informasi dari hasil pengolahan tersebut. Dalam bahasa indonesia sering ditulis dengan komputer. Istilah Computer berasal dari kata Compute, yang berarti menghitung. Artinya,setiap proses yang dilaksanakan oleh komputer merupakan proses matematikahitungan. Jadi apapun yang dilakukan oleh komputer, baik penampakan pada layar monitor, suara, gambar, dll. diolah sedemikian rupa dari perhitungan secara
elektronik.
Komputer adalah hasil dari kemajuan teknologi elektronika dan informatika yang berfungsi sebagai alat bantu untuk menulis, menggambar, menyunting gambar atau foto, membuat animasi, mengoperasikan program analisis ilmiah, simulasi dan untuk kontrol peralatan.
Pengelolaan Instalasi Komputer memberikan pembelajaran tentang segala sesuatu yang memungkinkan pengelola instalasi sistem komputer pada suatu instansi. Pengelola diharapkan mampu menjamin sistem komputer yang dipergunakan akan dapat dioperasikan tanpa henti.

Personalia, Perencanaan dan Instalasi Ruang Komputer

Ruang computer adalah segala jenis ruang yang berisi instalasi komputer baik tunggal maupun jaringan. Pengertian Instalasi komputer juga menakup ruang server, ruang kontrol jaringan komputer (LAN) dan ruang pengolahan/penyimpanan data digital.
Dalam ruang computer di perlukan penataan dan pengaturan yang sistimatis agar di dapatkan kenyaman dan keamanan dalam penggunaan comcputer dalam ruangan.untuk itu di perlukan pertimbangan dan kesiapan sebagai berikut:
Keamanan alat
Peralatan yang ada umumnya sangat bernilai bagi kelangsungan sistem dan tidak murah
Kebutuhan lingkungan yang khusus atau memenuhi syarat tertentu, karena peralatan komputer dengan kemampuan tinggi umumnya sensitif terhadap suhu, kelembapan dan tegangan listrik.
b. Kenyamanan
Mempermudah pengecekan sistem secara berkala
Efisiensi dan efektifitas perawatan sistem.
3.       Besar dan rumit
Umumnya sebuah pusat komputer/pengolahan data/kontrol LAN akan sangat besar dan rumit
Jaringan komputer terpusat yang ada juga biasanya secara fakta sangat rumit
4.       Keseimbangan perencanaan
Perlu diperhatikan keseimbangan elemen-elemen yang akan mempengaruhi desain ruang komputer termasuk peralatannya. Elemen-elemen tersebut diantaranya: lokasi ruang komputer, tata ruang, keamanan fisik, sistem UPS, Generator listrik cadangan, distribusi daya listrik, sistem pendinginan dan kelembapan udara, raised flooring, deteksi dan pemadam kebakaran, kontrol akses dan keamanan, dan sistem monitoring untuk seluruh elemen tersebut.
Komputer antara lain
Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam Perencanaan Ruang Fungsi/jenis
Desain:
Tata Ruangan
Aspek teknis:
–   Power (Kelistrikan)
–   Penangkal petir
–   Pencahayaan
–   HVAC (Heat/Ventillation/Air Conditioning)
–   Fire Protection (deteksi dan pemadam kebakaran)
–   Flooring
Monitoring ruang computer

Perpustakaan Teknis Digital

1. Hakikat Perpustakaan Digital
Perpustakaan Digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi tesebut melalui perangkat digital (Sismanto, 2008). Layanan ini diharapkan dapat mempermudah pencarian informasi didalam koleksi obyek informasi seperti dokumen, gambar dan database dalam format digital dengan cepat, tepat, dan akurat. Perpustakaan digital itu tidak berdiri sendiri, melainkan terkait dengan sumber-sumber lain dan pelayanan informasinya terbuka bagi pengguna di seluruh dunia.
Koleksi perpustakaan digital tidaklah terbatas pada dokumen elektronik pengganti bentuk cetak saja, ruang lingkup koleksinya malah sampai pada artefak digital yang tidak bisa digantikan dalam bentuk tercetak. Koleksi menekankan pada isi informasi, jenisnya dari dokumen tradisional sampai hasil penelusuran. Perpustakaan ini melayani mesin, manajer informasi, dan pemakai  informasi. Semuanya ini demi mendukung manajemen koleksi, menyimpan, pelayanan bantuan penelusuran informasi. Lesk (dalam Pendit, 2007) memandang perpustakaan digital secara sangat umum sebagai semanat-mata kumpulan informasi digital yang tertata.
Arms (dalam Pendit, 2000) memperluas sedikitnya dengan menambahkan bahwa koleksi tersebut disediakan sebagai jasa dengan memanfaatkan jaringan informasi.
Sismanto (2008) juga mengungkapkan bahwa gagasan perpustakaan digital ini diikuti Kantor Kementerian Riset dan Teknologi dengan program Perpustakaan Digital yang diarahkan memberi kemudahan akses dokumentasi data ilmiah dan teknologi dalam bentuk digital secara terpadu dan lebih dinamis. Upaya ini dilaksanakan untuk mendokumentasikan berbagai produk intelektual seperti tesis, disertasi, laporan penelitian, dan juga publikasi kebijakan. Kelompok sasaran program ini adalah unit dokumentasi dan informasi skala kecil yang ada di kalangan institusi pemerintah, dan juga difokuskan pada lembaga pemerintah dan swasta yang mempunyai informasi spesifik seperti kebun raya, kebun binatang, dan museum.
Perbedaan ”perpustakaan biasa” dengan ”perpustakaan digital” terlihat pada keberadaan koleksi. Koleksi digital tidak harus berada di sebuah tempat fisik, sedangkan koleksi biasa terletak pada sebuah tempat yang menetap, yaitu perpustakaan. Perbedaan kedua terlihat dari konsepnya. Konsep perpustakaan  digital identik dengan internet atau kompoter, sedangkan konsep perpustakaan biasa adalah buku-buku yang terletak pada suatu tempat. Perbedaan ketiga, perpustakaan digital bisa dinikmati pengguna dimana saja Pustakawan                           dan kapan saja, sedangkan pada perpustakaan biasa pengguna menikmati di perpustakaan dengan jam-jam yang telah diatur oleh kebijakan organisasi perpusakaan.
2. Keunggulan dan Kelemahan Perpustakaan Digital
Beberapa keunggulan perpustakaan digital diantaranya adalah sebagai berikut. Pertama,  long distance service, artinya dengan perpustakaan digital, pengguna bisa menikmati layanan sepuasnya, kapanpun dan dimanapun. Kedua,  akses yang mudah. Akses pepustakaan digital lebih mudah dibanding dengan perpustakaan konvensional, karena pengguna tidak perlu dipusingkan dengan mencari di katalog dengan waktu yang lama. Ketiga, murah (cost efective). Perpustakan digital tidak memerlukan banyak biaya. Mendigitalkan koleksi perpustakaan lebih murah dibandingkan dengan membeli buku. Keempat, mencegah duplikasi dan plagiat.  Perpustakaan digital lebih “aman”, sehingga tidak akan mudah untuh diplagiat. Bila penyimpanan koleksi perpustakaan menggunakan format PDF, koleksi perpustakaan hanya bisa dibaca  oleh pengguna, tanpa bisa mengeditnya. Kelima, publikasi karya secara global. Dengan adanya perpustakaan digital, karya-karya dapat dipublikasikan secara global ke seluruh dunia dengan bantuan internet.
Selain keunggulan, perpustakaan digital juga memiliki kelemahan. Pertama,  tidak semua pengarang mengizinkan karyanya didigitalkan. Pastinya, pengarang akan berpikir-pikir tentang royalti yang akan diterima bila karyanya didigitalkan. Kedua, masih banyak masyarakat Indonesia yang buta akan teknologi. Apalagi, bila perpustakaan digital ini dikembangkan dalam perpustakaan di pedesaan. Ketiga, masih sedikit pustakawan yang belum mengerti tentang tata cara mendigitalkan koleksi perpustakaan. Itu artinya butuh sosialisasi dan penyuluhan tentang perpustakaan digital.
3. Proses Perpustakaan Digital
Suryandari (2007) mengungkapkan proses digitalisasi yang dibedakan menjadi tiga
kegiatan utama, yaitu:
Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas  yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF.
Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit dan dilingdungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR (Optical Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam pross editing. OCR adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh, jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak dapat dioleh dengan program pengolahan kata.
Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi  full text karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Di bagian akhir, ada dua buah server. Server pertama yaitu sebuah server yang berhubungan dengan intranet, berisi seluruh metadata dan full text karya akhir yang dapat diakses oleh seluruh pengguna di dalam  Local Area Network (LAN) perpustakaan yang bersangkutan. Sedangkan server kedua adalah sebuah  server yang terhubung ke internet, berisi metadata dan abstrak karya tersebut. Pemisahan kedua server ini bertujuan untuk keamanan data. Dengan demikian, full tekt sebuah karya hanya dapat diakses dari LAN, sedangkan melalui internet, sebuah karya hanya dapat diakses abstraknya saja.
4. Infrastruktur Perpustakaan Digital
Berikut ini akan dijelaskan beberapa infrastruktur  perpustakaan digital. Kebutuhan dalam perpustakaan digital adalah perangkat keras,  perangkat lunak, dan jaringan komputer sebagai elemen-elemen penting infrastruktur sebuah perpustakaan digital.  Perangkat utama yang diperlukan dalam perpustakaan  digital adalah komputer personal (PC), internet (inter-networking), dan  world wide web (WWW). Ketiga hal tersebut memungkinkan adanya perpustakaan digital. Perpustakaan digital juga memerlukan sistem informasi. Sucahyo dan Ruldeviyani (2007) mengungkapkan bahwa ada tiga elemen penting  yang diperlukan dalam pengembangan sistem informasi, yaitu pernagkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan manusia (brainware). Perangkat keras yang dimaksud adalah sebagai berikut:
Web server, yaitu server yang akan melayani permintaan-permintaan layanan web page dari para pengguna internet;
Database server, yaitu jantung sebuah perpustakaan digital karena  di sinilah keseluruhan koleksi disimpan;
FTP server, yaitu untuk melakukan kirim/terima berkas melalui jaringan komputer;
Mail server, yaitu server yang melayani segala sesuatu yang berhubungan dengan surat elektronik (e-mail);
Printer server, yaitu untuk menerima permintaan-permintaan pencetakan, mengatur antriannya, dan memprosesnya;
Proxy server, yaitu untuk pengaturan keamanan penggunaan internet dari pemakai-pemakai yang tidak berhak dan juga dapat digunakan untuk membatasi ke situs-situs yang tidak diperkenankan.
Perangkat lunak yang paling banyak digunakan adalah Apache yang bersifat open source (bebas terbuka-gratis). Untuk yang mengunakan Microsoft, terdapat perangkat lunak untuk web server yaitu IIS (Internet Information Sevices). Sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam sistem informasi ini adalah
Database Administrator, yaitu penanggungjawab kelancaran basis data,
Network Administrator,  yaitu penanggungjawab kelancaran operasional jaringan computer.
System Administrator, yaitu penanggungjawab siapa saja yang berhak mengakses sistem,
Web Master, yaitu penjaga agar website beserta seluruh halaman yang ada di dalamnya tetap beroperasi sehingga bisa diakses oleh pengguna,
Web Designer, yaitu penanggungjawab rancangan tampilan website sekaligus mengatus isi website.

Tahap-tahap Komputerisasi

Komputerisasi itu bermakna sebagai penggunaan komputer sebagai alat bantu dalam kegiatan pengolahan data, untuk menggantikan prosedur pengolahan data yang selama itu dilakukan secara manual.
Prosedur pengolahan data yang dilakukan secara manual meliputi kegiatan pengumpulan data, melakukan pengelompokan, pengurutan, penghitungan, yang pada akhirnya menyusunnya dalam sejumlah bentuk laporan, untuk berbagai keperluan yang ada di dalam perusahaan yang bersangkutan.
Prosedur pengolahan data akan berlangsung secara konsisten, dari waktu ke waktu, sampai dirasakan perlu untuk melakukan perbaikan, baik karena perbedaan orientasi manajemen dalam sistem pelaporan yang ada, atau karena ada peraturan-peraturan yang harus dipatuhi.
Prosedur pengolahan data secara manual tersebut bahkan sudah pula disusun dalam sebuah buku panduan pengolahan data, yang menjadi acuan baku yang akan dipakai sebagai pedoman oleh para staf perusahaan yang bersangkutan dalam melakukan kegiatan pengolahan data.
Kegiatan pengolahan data secara manual tersebut akan berlangsung secara konsisten, secara terus-menerus, sepanjang waktu. Dengan adanya unsur serta karakteristik seperti itu, maka timbul pemikiran manajemen untuk mengerjakannya dengan bantuan komputer, yang diatur melalui terapan program-program komputer (disebut aplikasi komputer).
Komputer memberikan peningkatan kualitas atas beberapa langkah yang ada dalam prosedur pengolahan data. Antara lain adalah dalam hal penghimpunan data dalam suatu sistematika tertentu, yang menjamin kemudahan akses data serta penggunaannya dalam berbagai bentuk laporan yang akan dibuat.
Untuk sepuluh sampai seratus berkas data, untuk membolak-balik data tersebut untuk berbagai keperluan, mungkin tak jadi soal. Bagaimana untuk berkas data kendaraan yang sampai dalam jumlah jutaan ?
Selain itu, komputer juga mampu melakukan pengelompokan data dengan mudah (dan cepat), serta melakukan perhitungan dengan kecepatan dan ketepatan yang sangat tinggi, sehingga hasil olahan perangkat tersebut menjadi lebih terjamin hasilnya (dengan demikian, juga lebih layak untuk dipercayai).
Komputer tidak mampu melakukan hal tersebut dengan sendirinya, artinya, komputer hanya menyediakan sarana, yaitu kemampuan perangkat kerasnya, untuk menerima berbagai penugasan berat tersebut. Yang membuat komputer tersebut bekerja sesuai dengan prosedur pengolahan data yang berlaku, adalah karena adanya instruksi yang diterimanya, sebagai pedoman bekerja komputer yang bersangkutan. Program itu dibuat, dengan menirukan langkah-langkah yang dikerjakan dalam prosedur manual.
Mengingat bahwa cukup banyak perusahaan yang memiliki ragam tatacara pengolahan data dan kebutuhan sistem informasinya, maka tentu harus ada penelitian pendahuluan, sebelumnya, untuk mengetahui bentuk terapan pengolahan data komputerisasi yang bagaimana yang akan diterapkan di perusahaan tersebut. Untuk itu, maka seorang penganalisa sistem perlu dihadirkan, untuk mempelajari sistem komputer yang dikehendaki oleh pihak manajemen perusahaan yang bersangkutan. Sekaligus, yang bersangkutan adalah juga perancang bentuk sistem komputerisasi, yang mampu membuat desain sistem yang tidak saja mampu memenuhi kebutuhan sistem informasi bagi perusahaan tersebut, namun juga mampu mendayagunakan semua kemampuan dan sifat-sifat yang ada di komputer, agar mampu mencapai hasil tadi dengan cara yang efektif dan efisien. Dengan demikian pula kiranya, maka investasi yang akan dilekukan dalam proyek komputerisasi ini bisa dipertanggungjawabkan rasio biaya-dibanding-manfaatnya secara optimal.
Seorang pendesain sistem komputer, oleh karena itu, tak hanya dituntut memahami bagaimana sebuah sistem bekerja (dan dikerjakan, secara manual), tetapi juga memahami bagaimana komputer dan program komputer bekerja.
Sasaran Analisa Sistem
Pengertian pengolahan data bisa disederhanakan sebagai sebuah mekanisme untuk menerima data, mengkomunikasikan ke berbagai pihak yang berkepentingan, menyimpan, memproses dan menyajikannya dalam berbagai bentuk laporan, untuk menunjang segenap fungsi dalam sebuah perusahaan. Lebih-lebih akan menjadi terasa, jika perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang menggunakan laba finansial sebagai orientasi keberhasilannya.
Sebuah kegiatan pengolahan data akan berlangsung dengan melibatkan sejumlah fungsi, yang terdiri dari staf dan karyawan yang terlibat secara langsung dan tidak, mulai dari penyediaan data, sampai ke penyajian laporan, hingga ke pemanfaatan laporan tersebut bagi keberhasilan pekerjaannya.
Kegiatan pengolahan data juga akan melibatkan peralatan, yang akan membantu penyelenggaraan data secara berkualitas, baik dalam kecepatan olah, atau penampilan laporan tersebut sebagai sajian informasi.
Selain itu, yang ikut menyukseskan sebuah kegiatan pengolahan data adalah ketersediaan akan sebuah sistem dan prosedur, yang akan dipakai sebagai pemandu bekerja dari petugas-petugas pengolah data tersebut.
Melakukan kajian, dan menemukan berbagai faktor dari prosedur penyelenggaraan pengolahan data yang berlangsung saat ini (present systems) untuk bisa memenuhi kebutuhan akan sistem informasi yang efektif, itulah yang menjadi titik berat dari sebuah proses penganalisaan akan sebuah sistem (yang akan dikomputerisasikan). Kendala-kendala umum yang sering ditemukan dalam ketidakberhasilan sebuah kegiatan pengolahan data, antara lain adalah sebagai berikut : Adanya kecenderungan jumlah data yang terus membesar, baik volume, atau jenisnya. Ini akan mempengaruhi penanganan yang akan dilakukan oleh para staf, yang harus menerima beban yang lebih besar dari masa-masa sebelumnya. Juga diperlukan pelatihan secara terus-menerus, khususnya pada staf yang baru, agar mampu menangani perkembangan data yang terjadi tersebut.
Adanya kebutuhan informasi yang terus bertambah, dengan berbagai titik berat informasi yang berbeda-beda. Tuntutan lain adalah soal kecepatan olah data, yang menghendaki tersajinya laporan-laporan tadi dalam waktu yang cepat, karena manajemen dihadapkan pada situasi yang sangat singakt dalam proses pengambilan keputusan.
Jumlah data yang semakin besar, tak hanya membebani proses pengolahan data yang terjadi saat ini, namun juga karena data-data tersebut akan dipakai sebagai referensi-referensi kunci, dalam penarikan kesimpulan di masa yang akan datang.
Dengan melihat faktor-faktor di atas, maka wajar kiranya, jika pekerjaan pendahuluan sebuah komputerisasi ini harus ditangani oleh seorang analis dan pendisain sistem komputer yang benar-benar paham akan tugasnya.
Apa yang perlu diketahui oleh para (calon) Sistem Analis
Pekerjaan sebagai ahli di bidang komputer adalah sebuah pekerjaan bergengsi. Sistem Analis adalah salah satu profesi sebagai seorang profesional di bidang komputer tersebut. Bahkan seorang Sistem Analis bisa disejajarkan sebagai seorang sarjana di bidang terapan aplikasi komputer. Itulah sebabnya, mengapa ada kebanggaan tersendiri bagi mereka yang menyandang sebutan ini.
Mulai dari bagian ini, akan saya sampaikan tentang apa saja yang harus diketahui oleh seorang Sistem Analis tersebut. Namun terlebih dahulu, pertama, dalah perlunya diketahui, apa sih System Analist (Analis Sistem) itu. Lalu kedua, apa pekerjaannya, atau peran apa yang diharapkan padanya. Baru ketiga, mestinya, hal-hal apa saja yang harus mereka kuasai untuk menyandang profesi tersebut.
Rangkaian tulisan ini dimaksudkan untuk mengembangkan pengetahuan dan keterampilan dalam mempersiapkan dirinya menjadi praktisi di bidang komputer. Untuk memahami rangkaian tulisan ini, maka para pembaca diharapkan telah memiliki pengetahuan pemrograman.
Gambaran umum
Kegiatan komputerisasi adalah sebuah kegiatan pengelolaan data dalam rangka menghasilkan informasi-informasi penting bagi manajemen, agar yang bersangkutan mampu mengendalikan perusahaan yang menjadi tanggungjawabnya dengan lebih baik.
Komputerisasi adalah kegiatan pengolahan data, yang sebagian besar prosesnya dilakukan menggunakan komputer, yang sudah terprogram dengan berbagai program yang akan menangani suatu aplikasi. Aplikasi sendiri adalah sebuah kegiatan pengolahan data suatu urusan tertentu dari sebuah perusahaan. Di bagian Akuntansi sebuah perusahaan, misalnya, akan melakukan kegiatan semua admistrasi pembukuan dan akuntansi. Semua pekerjaan yang berkait dengan akuntansi disebut sebagai Alikasi Akuntansi.
Dengan mengacu hal tersebut, maka di sebuah perusahaan bisa beberapa aplikasi sekaligus. Misalnya, mereka yang menangani masalah persediaan, mulai dari pengadaan, pembelian, penjualan, penyimpanan, dan lain sebagainya, maka mereka berhadapan dengan Aplikasi Persediaan. Lalu di bagian personalia, yang hampir setiap hari berhadapan dengan urusan kepegawaian, maka mereka memiliki persoalan di Aplikasi Personalia dan Aplikasi Penggajian. Demikian seterusnya.
Sistematika Aplikasi
Pada umumnya, sebuah aplikasi pasti sudah didesain secara sistematis, bahkan sudah disediakan pedoman-pedoman sebagai panduan pengerjaan aplikasi yang bersangkutan. Para pegawai baru, sebelum mereka diterjunkan untuk menangani suatu urusan tertentu selalu diminta untuk mempelajari (buku-buku) pedoman tersebut.
Sistematika sebuah aplikasi mutlak diperlukan, antara lain sebagai bahan rujukan (referensi) jika timbul masalah pada urusan (aplikasi) yang bersangkutan. Juga, akan memudahkan bagi para staf, khususnya yang baru diterima jadi pegawai, untuk belajar. Sementara bagi para senior, akan memudahkan proses pemberian pelatihan pada staf baru tadi.
Aplikasi yang sudah sistematis akan bekerja dengan pola yang sama dari waktu ke waktu. Bakan untuk beberapa aplikasi, prinsip ketaatasasan terhadap suatu sistematika tertentu mejadi sebuah keharusan. Sistematika suatu aplikasi juga memudahkan dalam usaha melakukan modifikasi atas sistem tersebut, jika dipandang perlu.
Sebuah aplikasi bisa dibuat sistematikanya, jika prosedur penyelenggaraan kerja di urusan tersebut berlangsung dalam rangkaian dan urutan pekerjaan yang relatif tetap dan konsisten. Meskipun dalam beberapa hal ada kemungkinan terjadi penyimpangan, namun selalu ada prosedur untuk mengatasi hal tersebut, juga dengan pendekatan yang konsisten pula.
Urusan-urusan yang terlalu banyak mengandalkan kebijaksanaan, yang berkemungkinan selalu mengalami perubahan, jelas tidak bisa disistematiskan. Sebagai contoh, di sebuah perusahaan pihak manajemen lebih menggunakan pertimbangan subyektif dalam mengangkat pegawai dan kenaikan gajinya. Untuk mengangkat dan menaikkan gaji pegawainya tak pernah digunakan pertimbangan yang baku. Untuk perusahaan model demikian tentu tak bisa dibuatkan aturan yang bisa dijadikan pedoman bagi karyawan, jika mereka ingin diangkat atau naik gajinya. Aplikasi tersebut akan memiliki ketergantungan yang sangat tinggi pada ‘selera’ boss.
Di perusahaan lain, manajemen menggunakan, antara lain, masa kerja sebagai pertimbangan kenaikan pangkat dan gajinya. Aturan ini secara konsisten dipatuhi, bahkan disertai dengan tabel-tabel yang memudahkan proses kenaikan pangkat dan gaji tersebut. Maka, untuk urusan kepegawaian di perusahaan tersebut kita bisa membuat suatu aturan, yang memuat aturan secara sistematis mengenai pedoman kenaikan pangkat dan gaji. Aplikasi ini bisa dibuat sistematikanya.
Sebuah sistematika merupakan gambaran yang lengkap tentang prosedur, aliran data, dimulai dari data-data masukan, pemrosesan, dan akhirnya keluarannya.
Jika sebuah aplikasi sudah berlaku sistematikanya, maka sejumlah urusan bisa dikerjakan oleh personil-personil dengan taraf pendidikan dan pengetahuan yang tak terlalu berlebihan, namun sesuai. Bahkan, jika memang sudah merupakan hal baku, kenapa tidak dikomputerisasikan saja ?
Apa yang dikerjakan seorang System Analist
Secara ringkas, bisa diuraikan sebagai berikut. Pertama, komputerisasi tak bisa jalan begitu saja, hanya karena kita sidah membeli sebuah komputer. Kedua, sebuah komputerisasi tak cuma urusan membuat laporan semata-mata, tetapi merupakan sebuah aliran data, yang diproses secara bertahap, dengan menggunakan program. Hanya dengan memasukkan datanya, lalu memilih-milih jenis proses yang berlaku, tanpa intervensi apa pun dari operator, maka laporan-laporan sudah bisa dihasilkan melalui komputer.
Bagaimana bisa demikian ? Ajaib ? Tentu tidak. Program yang dijalankan tersebut sudah dibuat dengan menyesuaikannya terhadap prosedur pengolahan data, yang sebelumnya dikerjakan secara manual. Program benar-benar mewakili proses manual, bila ditinjau dari prosedur dan urutan kerjanya. Tetapi, dalam program, kita bisa mengaturnya dalam suatu sistematika yang lebih praktis.
Program komputer adalah rangkaian instruksi dalam bahasa yang dipahami oleh komputer, yang disusun sedemikian rupa, sehingga menghasilkan sebuah pengertian proses, sesuai dengan tujuannya. Dengan demikian, pembuatan sebuah program tidak hanya berupa pemahaman mengenai kaidah-kaidah bahasa komputer tertentu, namun juga memahami kebutuhan proses yang bagaimana yang akan dibuatkan programnya tersebut. Pun, harus mengaturnya sedemikian rupa, sehingga aliran proses dalam program tadi bisa bekerja secara efektif, dan efisien, dengan memanfaatkan secara penuh semua kemampuan bahasa dan perangkat keras komputer yang digunakannya tersebut.
Seorang programmer (pembuat program komputer) melakukan pembuatan programnya berdasarkan sebuah permintaan yang diajukan kepadanya, melalui sebuah catatan permintaan yang berisikan uraian kebutuhan sebuah program, disebut spesifikasi program, atau program specifications. Pada catatan ini akan disertakan informasi-informasi mengenai masukan data (input) yang seperti apakah yang akan diolah, proses yang harus dikerjakan, serta keluaran apa yang harus dihasilkan. Sebuah aplikasi, akan terdiri dari sejumlah program, yang akan diolah dalam sebuah rangkaian. Masing-masing program akan bekerja satu dengan yang lain, dalam sebuah kesatuan aplikasi tersebut.
Darimana desain aplikasi tadi berasal ? Seorang system analist telah melakukannya. Yang bersangkutan, setelah menerima penjelasan dari user mengenai lingkup aplikasi yang ingin dikomputerisasikan akan membuat sebuah konsep mengenai bagaimana sistematika komputerisasi itu dilakukan. Mula-mula ia akan membuat dalam sebuah kerangka umum (general system design), untuk dipresentasikan kepada user. Jika sudah benar, maka ia akan membuat desain sistem secara rinci.
Dari desain sistem yang sudah rinci itulah muncul sejumlah (bisa puluhan atau ratusan) spesifikasi program. dan dari spesifikasi program inilah programmer membuat programnya.
Komputerisasi dengan program-program paket siap pakai
Komputerisasi bisa diselenggarakan dengan paket-paket program yang siap pakai. Tinggal membeli paket tersebut, mempelajari, dan meng-install-nya di komputer. Jalankan saja sesuai petunjuk, maka aplikasi tertentu sudah bisa diselenggarakan. Tanpa repot (artinya, tanpa harus melibatkan programmer dan system analist, bah !).
Beberapa aplikasi memang tersedia dalam bentuk paket (package program) jadi yang siap pakai. Tetapi tak semua aplikasi tersedia paketnya. Hanya untuk aplikasi-aplikasi yang bersifat umum, artinya, di mana-mana, penerapannya juga demikian. Sama semua. Seperti misalnya paket-paket akuntansi, akan sama saja pengolahan data di suatu perusahaan dengan perusahaan yang lain. Baik urutan proses, atau prosedurnya, sama semua. Pun demikian halnya dengan laporan-laporan yang dihasilkannya.
Aplikasi yang tak ada paketnya ? Sejumlah aplikasi lain, yang implementasinya berbeda-beda, meski pada pokoknya hampir serupa, sulit untuk dikemas dalam paket seperti itu. Pengolahan data penggajian (payroll), misalnya, merupakan pengolahan data yang sangat khas di berbagai perusahaan. Aplikasi model seperti ini jelas tak bisa dipaketkan. Harus dibuat.
Tahap-tahap pengembangan aplikasi.
Sejak dari awal, sampai akhir pembuatan sebuah aplikasi akan terdiri dari 3 (tiga) tahap pokok, yaitu :
- tahap studi pendahuluan
- tahap pengembangan, dan
- tahap implementasi.
Tahap pertama, Studi pendahuluan, ditujukan untuk memperoleh fakta, bahwa sebuah komputerisasi yang dikehendaki memang sudah bisa diselenggarakan. Perlu diperhatikan, sebuah aplikasi bukan saja secara sistem bisa dikomputerisasikan, namun juga harus mempertimbangkan persoalan lain-lainnya, seperti biaya, dan apakah data-datanya bisa tersedia atau tidak. Itu merupakan konsekuensi atas sebuah kebutuhan informasi sebagai sasaran komputerisasi itu sendiri. Jika setelah dikaji, ternyata komputerisasi belum waktunya diselenggarakan, oleh berbagai sebab dan pertimbangan, maka tahap pengembangan komputerisasi, ya, berhenti sampai di sini saja.
Tahap kedua, Pengembangan Sistem, merupakan tahap yang sebenarnya dalam proses pembuatan sistem aplikasi itu sendiri. Dilakukan dengan menyelenggarakan penelitian secara tuntas terhadap semua aspek yang berlangsung dalam aplikasi tadi, lalu dituangkan dalam desain sebuah sistem, dan selanjutnya diprogramkan.
Sebelum mencapai tahap ketiga, maka program-program akan diuji terlebih dahulu, apakah hasilnya sudah sesuai dengan sasaran sistem yang bersangkutan. pengujian dilakukan baik dengan data-data uji-coba (data fiktif, buatan), tetapi bisa juga dengan menggunakan data-data riil, dan bahkan dikerjakan bersamaan dengan pengolahan data yang sebenarnya. Ini untuk menguji, bahwa program sudah benar-benar siap untuk diimplementasikan.
Tahap kedua ini diakhiri dengan pembuatan dokumentasi sistem, yang akan dipakai sebagai alat bantu jika akan dilakukan revisi terhadap sistem itu nantinya.
Tahap ketiga, tahap Implementasi. Pada tahap ini program sudah dipasang di komputer, dan mulai dioperasionalkan, untuk mengolah data-data rutin. Tahap operasionalisasi program ini juga disebut tahap ?production?.
Selama masa pengoperasian program ini seorang system analist harus terus melibatkan diri, untuk mengevaluasi efektivitas desain sistem dan programnya. Jika dipandang perlu, maka seorang system analist dapat meminta seorang programmer untuk melakukan perbaikan-perbaikan tertentu disebut maintenance), atau bahkan melakukan perombakan terhadap aplikasi itu sendiri (disebut modification). Redesign, perancangan ulang sistem tersebut bukan tak tertutup kemungkinan, lho.
Salah desain atau program, apa bisa ? Kenapa tidak bisa ? Desain sistem, diperoleh dari informasi yang diperoleh seorang system analist dari user, yang ditugasi untuk menjelaskan ruang lingkup sistem di perusahaan yang bersangkutan untuk dikomputerisasikan. Boleh jadi ada informasi yang kurang tatkala disampaikan kepada system analist. Atau, seorang system analist melakukan pemahaman yang tak benar terhadap informasi yang disampaikan tersebut. Meski pada tahap pengembangan sistem, seorang system analist juga telah melakukan cukup konfirmasi, melalui pembahasan desain awal sistemnya, tetapi gangguan terhadap komunikasi tersebut bisa saja muncul. Oleh sebab itu, bisa jadi desainnya sudah salah sejak awal.
Selanjutnya, proses pembuatan program dilakukan dengan penyerahan spesifikasi program kepada programmer. Pada saat ini juga terjadi proses komunikasi pula, meski sebagian besar sudah dilakukan secara tertulis, namun yang namanya kemungkinan kegagalan komunikasi, bisa saja terjadi. Jadi, saat ini juga berpeluang untuk telah terjadinya kesalahan pula.
Pada tahap berikut, seorang programmer akan mengerjakan programnya, berdasarkan uraian yang disampaikan padanya melalui program specifications. Untuk kasus-kasus yang sangat kompleks, maka akan diperlukan cukup banyak kalimat instruksi dalam bahasa komputer, yang saling berangkai sedemikian rupa, sehingga terbentuk sebuah logika proses, sesuai yang dikehendaki.
Boleh jadi, rangkaian kalimat tadi, yang bisa mencapai ribuan baris banyaknya, mengalami kesalahan dalam meletakkan urutan kalimat yang satu terhadap yang lain. Bisa kacau, kalau begitu.
Atas dasar kemungkinan kesalahan yang terjadi itulah, maka perlu ada sub-tahap System Testing, sebuah kesempatan bagi seorang system analist untuk memeriksa, apakah sistem yang dibuat, dan program-programnya, sudah benar. Kesalahan itu sendiri bisa diperiksa dengan melakukan perbandingannya melalui laporan-laporan yang dikerjakan secara manual.
The bottom line
Seorang system analist punya tanggungjawab yang besar dalam keberhasilan sebuah rencana komputerisasi. Bahkan, mereka tak cuma bertangungjawab dari segi perencanaan sistem saja, tetapi juga perencanaan pemilihan hardware instalasinya. Sasaran utama sebuah komputerisasi bukan hanya memindahkan pekerjaan manual ke sistem komputer saja, tetapi bagaimana bisa memanfaatkan teknologi yang dimiliki oleh komputer, untuk dimanfaatkan secara optimal.
Agar tugasnya bisa sukses seperti yang dituntut di atas, maka yang bersangkutan harus memiliki pengetahuan komputer, khususnya dari segi pemanfaatannya, secara optimal. Juga harus paham soal-soal pembuatan program, karena ia akan menulis sebuah uraian kebutuhan program. Ia mesti tahu, sebatas mana komputer mampu melakukannya, dan mana pula yang tidak.
Selain itu, ia harus memiliki pengetahuan manajemen. serta paham terhadap aplikasi-aplikasi tertentu sebagai dasarnya. Paham akuntansi, misalnya, kayaknya, kok, harus, ya.