Pengelolaan Instalasi Komputer(PIK)
Bab. I
Elemen-elemen dasar dalam Pengelolaan Instslasi Komputer (PIK)
Pengertian PIK
PENGELOLAAN
Definsi (1) “Proses Pengelolaan yang mempertimbangkan hubungan timbal balik antara kegiatan manusia dengan komputer.
Definisi ke (2) “adalah suatu proses penyusunan dan pengambilan
keputusan secara rasional tentang pemanfaatan computer secara
berkelanjutan”.
Definisi ke (3) “Suatu proses kontinu dan dinamis dalam penyusunan dan
pengambilan keputusan tentang pemanfaatan
komputersecaraberkesinambungan”.
Definisi ke (4) “Melakukan sebuah upaya pemeliharan secara terjadwal atau tidak terjadwal”.
INSTALASI
Proses pemasangan dan penyetingan perangkat (keras/lunak) agar bias digunakan oleh sistem.
KOMPUTER
Alat bantu bagi manusia untuk menyelesaikan pekerjaannya. Perangkat
elektronik yang dapat dipakai untuk mengolah data dengan perantaraan
sekumpulan program dan mampu memberikan informasi dari hasil pengolahan
tersebut. Dalam bahasa indonesia sering ditulis dengan komputer. Istilah
Computer berasal dari kata Compute, yang berarti menghitung.
Artinya,setiap proses yang dilaksanakan oleh komputer merupakan proses
matematikahitungan. Jadi apapun yang dilakukan oleh komputer, baik
penampakan pada layar monitor, suara, gambar, dll. diolah sedemikian
rupa dari perhitungan secara
elektronik.
Komputer adalah hasil dari kemajuan teknologi elektronika dan
informatika yang berfungsi sebagai alat bantu untuk menulis, menggambar,
menyunting gambar atau foto, membuat animasi, mengoperasikan program
analisis ilmiah, simulasi dan untuk kontrol peralatan.
Pengelolaan Instalasi Komputer memberikan
pembelajaran tentang segala sesuatu yang memungkinkan pengelola
instalasi sistem komputer pada suatu instansi. Pengelola diharapkan
mampu menjamin sistem komputer yang dipergunakan akan dapat dioperasikan
tanpa henti.
Personalia, Perencanaan dan Instalasi Ruang Komputer
Ruang computer adalah segala jenis ruang yang berisi instalasi
komputer baik tunggal maupun jaringan. Pengertian Instalasi komputer
juga menakup ruang server, ruang kontrol jaringan komputer (LAN) dan
ruang pengolahan/penyimpanan data digital.
Dalam ruang computer di perlukan penataan dan pengaturan yang
sistimatis agar di dapatkan kenyaman dan keamanan dalam penggunaan
comcputer dalam ruangan.untuk itu di perlukan pertimbangan dan kesiapan
sebagai berikut:
Keamanan alat
Peralatan yang ada umumnya sangat bernilai bagi kelangsungan sistem dan tidak murah
Kebutuhan lingkungan yang khusus atau memenuhi syarat tertentu,
karena peralatan komputer dengan kemampuan tinggi umumnya sensitif
terhadap suhu, kelembapan dan tegangan listrik.
b. Kenyamanan
Mempermudah pengecekan sistem secara berkala
Efisiensi dan efektifitas perawatan sistem.
3. Besar dan rumit
Umumnya sebuah pusat komputer/pengolahan data/kontrol LAN akan sangat besar dan rumit
Jaringan komputer terpusat yang ada juga biasanya secara fakta sangat rumit
4. Keseimbangan perencanaan
Perlu diperhatikan keseimbangan elemen-elemen yang akan mempengaruhi
desain ruang komputer termasuk peralatannya. Elemen-elemen tersebut
diantaranya: lokasi ruang komputer, tata ruang, keamanan fisik, sistem
UPS, Generator listrik cadangan, distribusi daya listrik, sistem
pendinginan dan kelembapan udara, raised flooring, deteksi dan pemadam
kebakaran, kontrol akses dan keamanan, dan sistem monitoring untuk
seluruh elemen tersebut.
Komputer antara lain
Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam Perencanaan Ruang Fungsi/jenis
Desain:
Tata Ruangan
Aspek teknis:
– Power (Kelistrikan)
– Penangkal petir
– Pencahayaan
– HVAC (Heat/Ventillation/Air Conditioning)
– Fire Protection (deteksi dan pemadam kebakaran)
– Flooring
Monitoring ruang computer
Perpustakaan Teknis Digital
1. Hakikat Perpustakaan Digital
Perpustakaan Digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai
layanan dan obyek informasi yang mendukung akses obyek informasi tesebut
melalui perangkat digital (Sismanto, 2008). Layanan ini diharapkan
dapat mempermudah pencarian informasi didalam koleksi obyek informasi
seperti dokumen, gambar dan database dalam format digital dengan cepat,
tepat, dan akurat. Perpustakaan digital itu tidak berdiri sendiri,
melainkan terkait dengan sumber-sumber lain dan pelayanan informasinya
terbuka bagi pengguna di seluruh dunia.
Koleksi perpustakaan digital tidaklah terbatas pada dokumen
elektronik pengganti bentuk cetak saja, ruang lingkup koleksinya malah
sampai pada artefak digital yang tidak bisa digantikan dalam bentuk
tercetak. Koleksi menekankan pada isi informasi, jenisnya dari dokumen
tradisional sampai hasil penelusuran. Perpustakaan ini melayani mesin,
manajer informasi, dan pemakai informasi. Semuanya ini demi mendukung
manajemen koleksi, menyimpan, pelayanan bantuan penelusuran informasi.
Lesk (dalam Pendit, 2007) memandang perpustakaan digital secara sangat
umum sebagai semanat-mata kumpulan informasi digital yang tertata.
Arms (dalam Pendit, 2000) memperluas sedikitnya dengan menambahkan
bahwa koleksi tersebut disediakan sebagai jasa dengan memanfaatkan
jaringan informasi.
Sismanto (2008) juga mengungkapkan bahwa gagasan perpustakaan digital
ini diikuti Kantor Kementerian Riset dan Teknologi dengan program
Perpustakaan Digital yang diarahkan memberi kemudahan akses dokumentasi
data ilmiah dan teknologi dalam bentuk digital secara terpadu dan lebih
dinamis. Upaya ini dilaksanakan untuk mendokumentasikan berbagai produk
intelektual seperti tesis, disertasi, laporan penelitian, dan juga
publikasi kebijakan. Kelompok sasaran program ini adalah unit
dokumentasi dan informasi skala kecil yang ada di kalangan institusi
pemerintah, dan juga difokuskan pada lembaga pemerintah dan swasta yang
mempunyai informasi spesifik seperti kebun raya, kebun binatang, dan
museum.
Perbedaan ”perpustakaan biasa” dengan ”perpustakaan digital” terlihat
pada keberadaan koleksi. Koleksi digital tidak harus berada di sebuah
tempat fisik, sedangkan koleksi biasa terletak pada sebuah tempat yang
menetap, yaitu perpustakaan. Perbedaan kedua terlihat dari konsepnya.
Konsep perpustakaan digital identik dengan internet atau kompoter,
sedangkan konsep perpustakaan biasa adalah buku-buku yang terletak pada
suatu tempat. Perbedaan ketiga, perpustakaan digital bisa dinikmati
pengguna dimana saja Pustakawan dan kapan
saja, sedangkan pada perpustakaan biasa pengguna menikmati di
perpustakaan dengan jam-jam yang telah diatur oleh kebijakan organisasi
perpusakaan.
2. Keunggulan dan Kelemahan Perpustakaan Digital
Beberapa keunggulan perpustakaan digital diantaranya adalah sebagai
berikut. Pertama, long distance service, artinya dengan perpustakaan
digital, pengguna bisa menikmati layanan sepuasnya, kapanpun dan
dimanapun. Kedua, akses yang mudah. Akses pepustakaan digital lebih
mudah dibanding dengan perpustakaan konvensional, karena pengguna tidak
perlu dipusingkan dengan mencari di katalog dengan waktu yang lama.
Ketiga, murah (cost efective). Perpustakan digital tidak memerlukan
banyak biaya. Mendigitalkan koleksi perpustakaan lebih murah
dibandingkan dengan membeli buku. Keempat, mencegah duplikasi dan
plagiat. Perpustakaan digital lebih “aman”, sehingga tidak akan mudah
untuh diplagiat. Bila penyimpanan koleksi perpustakaan menggunakan
format PDF, koleksi perpustakaan hanya bisa dibaca oleh pengguna, tanpa
bisa mengeditnya. Kelima, publikasi karya secara global. Dengan adanya
perpustakaan digital, karya-karya dapat dipublikasikan secara global ke
seluruh dunia dengan bantuan internet.
Selain keunggulan, perpustakaan digital juga memiliki kelemahan.
Pertama, tidak semua pengarang mengizinkan karyanya didigitalkan.
Pastinya, pengarang akan berpikir-pikir tentang royalti yang akan
diterima bila karyanya didigitalkan. Kedua, masih banyak masyarakat
Indonesia yang buta akan teknologi. Apalagi, bila perpustakaan digital
ini dikembangkan dalam perpustakaan di pedesaan. Ketiga, masih sedikit
pustakawan yang belum mengerti tentang tata cara mendigitalkan koleksi
perpustakaan. Itu artinya butuh sosialisasi dan penyuluhan tentang
perpustakaan digital.
3. Proses Perpustakaan Digital
Suryandari (2007) mengungkapkan proses digitalisasi yang dibedakan menjadi tiga
kegiatan utama, yaitu:
Scanning, yaitu proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak
dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan
dalam contoh ini adalah berkas PDF.
Editing, adalah proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan
cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi,
hyperlink, dan sebagainya. Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang
perlu diedit dan dilingdungi di dalam berkas tersebut disesuaikan dengan
kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan. Proses OCR (Optical
Character Recognition) dikategorikan pula ke dalam pross editing. OCR
adalah sebuah proses yang mengubah gambar menjadi teks. Sebagai contoh,
jika kita memindai sebuah halaman abstrak tesis, maka akan dihasilkan
sebuah berkas PDF dalam bentuk gambar. Artinya, berkas tersebut tidak
dapat dioleh dengan program pengolahan kata.
Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload
berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah
berkas PDF yang berisi full text karya akhir dari mulai halaman judul
hingga lampiran, yang telah melalui proses editing. Di bagian akhir, ada
dua buah server. Server pertama yaitu sebuah server yang berhubungan
dengan intranet, berisi seluruh metadata dan full text karya akhir yang
dapat diakses oleh seluruh pengguna di dalam Local Area Network (LAN)
perpustakaan yang bersangkutan. Sedangkan server kedua adalah sebuah
server yang terhubung ke internet, berisi metadata dan abstrak karya
tersebut. Pemisahan kedua server ini bertujuan untuk keamanan data.
Dengan demikian, full tekt sebuah karya hanya dapat diakses dari LAN,
sedangkan melalui internet, sebuah karya hanya dapat diakses abstraknya
saja.
4. Infrastruktur Perpustakaan Digital
Berikut ini akan dijelaskan beberapa infrastruktur perpustakaan
digital. Kebutuhan dalam perpustakaan digital adalah perangkat keras,
perangkat lunak, dan jaringan komputer sebagai elemen-elemen penting
infrastruktur sebuah perpustakaan digital. Perangkat utama yang
diperlukan dalam perpustakaan digital adalah komputer personal (PC),
internet (inter-networking), dan world wide web (WWW). Ketiga hal
tersebut memungkinkan adanya perpustakaan digital. Perpustakaan digital
juga memerlukan sistem informasi. Sucahyo dan Ruldeviyani (2007)
mengungkapkan bahwa ada tiga elemen penting yang diperlukan dalam
pengembangan sistem informasi, yaitu pernagkat keras (hardware),
perangkat lunak (software), dan manusia (brainware). Perangkat keras
yang dimaksud adalah sebagai berikut:
Web server, yaitu server yang akan melayani permintaan-permintaan layanan web page dari para pengguna internet;
Database server, yaitu jantung sebuah perpustakaan digital karena di sinilah keseluruhan koleksi disimpan;
FTP server, yaitu untuk melakukan kirim/terima berkas melalui jaringan komputer;
Mail server, yaitu server yang melayani segala sesuatu yang berhubungan dengan surat elektronik (e-mail);
Printer server, yaitu untuk menerima permintaan-permintaan pencetakan, mengatur antriannya, dan memprosesnya;
Proxy server, yaitu untuk pengaturan keamanan penggunaan internet
dari pemakai-pemakai yang tidak berhak dan juga dapat digunakan untuk
membatasi ke situs-situs yang tidak diperkenankan.
Perangkat lunak yang paling banyak digunakan adalah Apache yang
bersifat open source (bebas terbuka-gratis). Untuk yang mengunakan
Microsoft, terdapat perangkat lunak untuk web server yaitu IIS (Internet
Information Sevices). Sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam sistem
informasi ini adalah
Database Administrator, yaitu penanggungjawab kelancaran basis data,
Network Administrator, yaitu penanggungjawab kelancaran operasional jaringan computer.
System Administrator, yaitu penanggungjawab siapa saja yang berhak mengakses sistem,
Web Master, yaitu penjaga agar website beserta seluruh halaman yang
ada di dalamnya tetap beroperasi sehingga bisa diakses oleh pengguna,
Web Designer, yaitu penanggungjawab rancangan tampilan website sekaligus mengatus isi website.
Tahap-tahap Komputerisasi
Komputerisasi itu bermakna sebagai penggunaan komputer sebagai alat
bantu dalam kegiatan pengolahan data, untuk menggantikan prosedur
pengolahan data yang selama itu dilakukan secara manual.
Prosedur pengolahan data yang dilakukan secara manual meliputi kegiatan
pengumpulan data, melakukan pengelompokan, pengurutan, penghitungan,
yang pada akhirnya menyusunnya dalam sejumlah bentuk laporan, untuk
berbagai keperluan yang ada di dalam perusahaan yang bersangkutan.
Prosedur pengolahan data akan berlangsung secara konsisten, dari waktu
ke waktu, sampai dirasakan perlu untuk melakukan perbaikan, baik karena
perbedaan orientasi manajemen dalam sistem pelaporan yang ada, atau
karena ada peraturan-peraturan yang harus dipatuhi.
Prosedur pengolahan data secara manual tersebut bahkan sudah pula
disusun dalam sebuah buku panduan pengolahan data, yang menjadi acuan
baku yang akan dipakai sebagai pedoman oleh para staf perusahaan yang
bersangkutan dalam melakukan kegiatan pengolahan data.
Kegiatan pengolahan data secara manual tersebut akan berlangsung secara
konsisten, secara terus-menerus, sepanjang waktu. Dengan adanya unsur
serta karakteristik seperti itu, maka timbul pemikiran manajemen untuk
mengerjakannya dengan bantuan komputer, yang diatur melalui terapan
program-program komputer (disebut aplikasi komputer).
Komputer memberikan peningkatan kualitas atas beberapa langkah yang ada
dalam prosedur pengolahan data. Antara lain adalah dalam hal
penghimpunan data dalam suatu sistematika tertentu, yang menjamin
kemudahan akses data serta penggunaannya dalam berbagai bentuk laporan
yang akan dibuat.
Untuk sepuluh sampai seratus berkas data, untuk membolak-balik data
tersebut untuk berbagai keperluan, mungkin tak jadi soal. Bagaimana
untuk berkas data kendaraan yang sampai dalam jumlah jutaan ?
Selain itu, komputer juga mampu melakukan pengelompokan data dengan
mudah (dan cepat), serta melakukan perhitungan dengan kecepatan dan
ketepatan yang sangat tinggi, sehingga hasil olahan perangkat tersebut
menjadi lebih terjamin hasilnya (dengan demikian, juga lebih layak untuk
dipercayai).
Komputer tidak mampu melakukan hal tersebut dengan sendirinya, artinya,
komputer hanya menyediakan sarana, yaitu kemampuan perangkat kerasnya,
untuk menerima berbagai penugasan berat tersebut. Yang membuat komputer
tersebut bekerja sesuai dengan prosedur pengolahan data yang berlaku,
adalah karena adanya instruksi yang diterimanya, sebagai pedoman bekerja
komputer yang bersangkutan. Program itu dibuat, dengan menirukan
langkah-langkah yang dikerjakan dalam prosedur manual.
Mengingat bahwa cukup banyak perusahaan yang memiliki ragam tatacara
pengolahan data dan kebutuhan sistem informasinya, maka tentu harus ada
penelitian pendahuluan, sebelumnya, untuk mengetahui bentuk terapan
pengolahan data komputerisasi yang bagaimana yang akan diterapkan di
perusahaan tersebut. Untuk itu, maka seorang penganalisa sistem perlu
dihadirkan, untuk mempelajari sistem komputer yang dikehendaki oleh
pihak manajemen perusahaan yang bersangkutan. Sekaligus, yang
bersangkutan adalah juga perancang bentuk sistem komputerisasi, yang
mampu membuat desain sistem yang tidak saja mampu memenuhi kebutuhan
sistem informasi bagi perusahaan tersebut, namun juga mampu
mendayagunakan semua kemampuan dan sifat-sifat yang ada di komputer,
agar mampu mencapai hasil tadi dengan cara yang efektif dan efisien.
Dengan demikian pula kiranya, maka investasi yang akan dilekukan dalam
proyek komputerisasi ini bisa dipertanggungjawabkan rasio
biaya-dibanding-manfaatnya secara optimal.
Seorang pendesain sistem komputer, oleh karena itu, tak hanya dituntut
memahami bagaimana sebuah sistem bekerja (dan dikerjakan, secara
manual), tetapi juga memahami bagaimana komputer dan program komputer
bekerja.
Sasaran Analisa Sistem
Pengertian pengolahan data bisa disederhanakan sebagai sebuah
mekanisme untuk menerima data, mengkomunikasikan ke berbagai pihak yang
berkepentingan, menyimpan, memproses dan menyajikannya dalam berbagai
bentuk laporan, untuk menunjang segenap fungsi dalam sebuah perusahaan.
Lebih-lebih akan menjadi terasa, jika perusahaan tersebut merupakan
perusahaan yang menggunakan laba finansial sebagai orientasi
keberhasilannya.
Sebuah kegiatan pengolahan data akan berlangsung dengan melibatkan
sejumlah fungsi, yang terdiri dari staf dan karyawan yang terlibat
secara langsung dan tidak, mulai dari penyediaan data, sampai ke
penyajian laporan, hingga ke pemanfaatan laporan tersebut bagi
keberhasilan pekerjaannya.
Kegiatan pengolahan data juga akan melibatkan peralatan, yang akan
membantu penyelenggaraan data secara berkualitas, baik dalam kecepatan
olah, atau penampilan laporan tersebut sebagai sajian informasi.
Selain itu, yang ikut menyukseskan sebuah kegiatan pengolahan data
adalah ketersediaan akan sebuah sistem dan prosedur, yang akan dipakai
sebagai pemandu bekerja dari petugas-petugas pengolah data tersebut.
Melakukan kajian, dan menemukan berbagai faktor dari prosedur
penyelenggaraan pengolahan data yang berlangsung saat ini (present
systems) untuk bisa memenuhi kebutuhan akan sistem informasi yang
efektif, itulah yang menjadi titik berat dari sebuah proses
penganalisaan akan sebuah sistem (yang akan dikomputerisasikan).
Kendala-kendala umum yang sering ditemukan dalam ketidakberhasilan
sebuah kegiatan pengolahan data, antara lain adalah sebagai berikut :
Adanya kecenderungan jumlah data yang terus membesar, baik volume, atau
jenisnya. Ini akan mempengaruhi penanganan yang akan dilakukan oleh para
staf, yang harus menerima beban yang lebih besar dari masa-masa
sebelumnya. Juga diperlukan pelatihan secara terus-menerus, khususnya
pada staf yang baru, agar mampu menangani perkembangan data yang terjadi
tersebut.
Adanya kebutuhan informasi yang terus bertambah, dengan berbagai
titik berat informasi yang berbeda-beda. Tuntutan lain adalah soal
kecepatan olah data, yang menghendaki tersajinya laporan-laporan tadi
dalam waktu yang cepat, karena manajemen dihadapkan pada situasi yang
sangat singakt dalam proses pengambilan keputusan.
Jumlah data yang semakin besar, tak hanya membebani proses pengolahan
data yang terjadi saat ini, namun juga karena data-data tersebut akan
dipakai sebagai referensi-referensi kunci, dalam penarikan kesimpulan di
masa yang akan datang.
Dengan melihat faktor-faktor di atas, maka wajar kiranya, jika pekerjaan
pendahuluan sebuah komputerisasi ini harus ditangani oleh seorang
analis dan pendisain sistem komputer yang benar-benar paham akan
tugasnya.
Apa yang perlu diketahui oleh para (calon) Sistem Analis
Pekerjaan sebagai ahli di bidang komputer adalah sebuah pekerjaan
bergengsi. Sistem Analis adalah salah satu profesi sebagai seorang
profesional di bidang komputer tersebut. Bahkan seorang Sistem Analis
bisa disejajarkan sebagai seorang sarjana di bidang terapan aplikasi
komputer. Itulah sebabnya, mengapa ada kebanggaan tersendiri bagi mereka
yang menyandang sebutan ini.
Mulai dari bagian ini, akan saya sampaikan tentang apa saja yang harus
diketahui oleh seorang Sistem Analis tersebut. Namun terlebih dahulu,
pertama, dalah perlunya diketahui, apa sih System Analist (Analis
Sistem) itu. Lalu kedua, apa pekerjaannya, atau peran apa yang
diharapkan padanya. Baru ketiga, mestinya, hal-hal apa saja yang harus
mereka kuasai untuk menyandang profesi tersebut.
Rangkaian tulisan ini dimaksudkan untuk mengembangkan pengetahuan dan
keterampilan dalam mempersiapkan dirinya menjadi praktisi di bidang
komputer. Untuk memahami rangkaian tulisan ini, maka para pembaca
diharapkan telah memiliki pengetahuan pemrograman.
Gambaran umum
Kegiatan komputerisasi adalah sebuah kegiatan pengelolaan data dalam
rangka menghasilkan informasi-informasi penting bagi manajemen, agar
yang bersangkutan mampu mengendalikan perusahaan yang menjadi
tanggungjawabnya dengan lebih baik.
Komputerisasi adalah kegiatan pengolahan data, yang sebagian besar
prosesnya dilakukan menggunakan komputer, yang sudah terprogram dengan
berbagai program yang akan menangani suatu aplikasi. Aplikasi sendiri
adalah sebuah kegiatan pengolahan data suatu urusan tertentu dari sebuah
perusahaan. Di bagian Akuntansi sebuah perusahaan, misalnya, akan
melakukan kegiatan semua admistrasi pembukuan dan akuntansi. Semua
pekerjaan yang berkait dengan akuntansi disebut sebagai Alikasi
Akuntansi.
Dengan mengacu hal tersebut, maka di sebuah perusahaan bisa beberapa
aplikasi sekaligus. Misalnya, mereka yang menangani masalah persediaan,
mulai dari pengadaan, pembelian, penjualan, penyimpanan, dan lain
sebagainya, maka mereka berhadapan dengan Aplikasi Persediaan. Lalu di
bagian personalia, yang hampir setiap hari berhadapan dengan urusan
kepegawaian, maka mereka memiliki persoalan di Aplikasi Personalia dan
Aplikasi Penggajian. Demikian seterusnya.
Sistematika Aplikasi
Pada umumnya, sebuah aplikasi pasti sudah didesain secara sistematis,
bahkan sudah disediakan pedoman-pedoman sebagai panduan pengerjaan
aplikasi yang bersangkutan. Para pegawai baru, sebelum mereka
diterjunkan untuk menangani suatu urusan tertentu selalu diminta untuk
mempelajari (buku-buku) pedoman tersebut.
Sistematika sebuah aplikasi mutlak diperlukan, antara lain sebagai bahan
rujukan (referensi) jika timbul masalah pada urusan (aplikasi) yang
bersangkutan. Juga, akan memudahkan bagi para staf, khususnya yang baru
diterima jadi pegawai, untuk belajar. Sementara bagi para senior, akan
memudahkan proses pemberian pelatihan pada staf baru tadi.
Aplikasi yang sudah sistematis akan bekerja dengan pola yang sama dari
waktu ke waktu. Bakan untuk beberapa aplikasi, prinsip ketaatasasan
terhadap suatu sistematika tertentu mejadi sebuah keharusan. Sistematika
suatu aplikasi juga memudahkan dalam usaha melakukan modifikasi atas
sistem tersebut, jika dipandang perlu.
Sebuah aplikasi bisa dibuat sistematikanya, jika prosedur
penyelenggaraan kerja di urusan tersebut berlangsung dalam rangkaian dan
urutan pekerjaan yang relatif tetap dan konsisten. Meskipun dalam
beberapa hal ada kemungkinan terjadi penyimpangan, namun selalu ada
prosedur untuk mengatasi hal tersebut, juga dengan pendekatan yang
konsisten pula.
Urusan-urusan yang terlalu banyak mengandalkan kebijaksanaan, yang
berkemungkinan selalu mengalami perubahan, jelas tidak bisa
disistematiskan. Sebagai contoh, di sebuah perusahaan pihak manajemen
lebih menggunakan pertimbangan subyektif dalam mengangkat pegawai dan
kenaikan gajinya. Untuk mengangkat dan menaikkan gaji pegawainya tak
pernah digunakan pertimbangan yang baku. Untuk perusahaan model demikian
tentu tak bisa dibuatkan aturan yang bisa dijadikan pedoman bagi
karyawan, jika mereka ingin diangkat atau naik gajinya. Aplikasi
tersebut akan memiliki ketergantungan yang sangat tinggi pada ‘selera’
boss.
Di perusahaan lain, manajemen menggunakan, antara lain, masa kerja
sebagai pertimbangan kenaikan pangkat dan gajinya. Aturan ini secara
konsisten dipatuhi, bahkan disertai dengan tabel-tabel yang memudahkan
proses kenaikan pangkat dan gaji tersebut. Maka, untuk urusan
kepegawaian di perusahaan tersebut kita bisa membuat suatu aturan, yang
memuat aturan secara sistematis mengenai pedoman kenaikan pangkat dan
gaji. Aplikasi ini bisa dibuat sistematikanya.
Sebuah sistematika merupakan gambaran yang lengkap tentang prosedur,
aliran data, dimulai dari data-data masukan, pemrosesan, dan akhirnya
keluarannya.
Jika sebuah aplikasi sudah berlaku sistematikanya, maka sejumlah urusan
bisa dikerjakan oleh personil-personil dengan taraf pendidikan dan
pengetahuan yang tak terlalu berlebihan, namun sesuai. Bahkan, jika
memang sudah merupakan hal baku, kenapa tidak dikomputerisasikan saja ?
Apa yang dikerjakan seorang System Analist
Secara ringkas, bisa diuraikan sebagai berikut. Pertama,
komputerisasi tak bisa jalan begitu saja, hanya karena kita sidah
membeli sebuah komputer. Kedua, sebuah komputerisasi tak cuma urusan
membuat laporan semata-mata, tetapi merupakan sebuah aliran data, yang
diproses secara bertahap, dengan menggunakan program. Hanya dengan
memasukkan datanya, lalu memilih-milih jenis proses yang berlaku, tanpa
intervensi apa pun dari operator, maka laporan-laporan sudah bisa
dihasilkan melalui komputer.
Bagaimana bisa demikian ? Ajaib ? Tentu tidak. Program yang dijalankan
tersebut sudah dibuat dengan menyesuaikannya terhadap prosedur
pengolahan data, yang sebelumnya dikerjakan secara manual. Program
benar-benar mewakili proses manual, bila ditinjau dari prosedur dan
urutan kerjanya. Tetapi, dalam program, kita bisa mengaturnya dalam
suatu sistematika yang lebih praktis.
Program komputer adalah rangkaian instruksi dalam bahasa yang dipahami
oleh komputer, yang disusun sedemikian rupa, sehingga menghasilkan
sebuah pengertian proses, sesuai dengan tujuannya. Dengan demikian,
pembuatan sebuah program tidak hanya berupa pemahaman mengenai
kaidah-kaidah bahasa komputer tertentu, namun juga memahami kebutuhan
proses yang bagaimana yang akan dibuatkan programnya tersebut. Pun,
harus mengaturnya sedemikian rupa, sehingga aliran proses dalam program
tadi bisa bekerja secara efektif, dan efisien, dengan memanfaatkan
secara penuh semua kemampuan bahasa dan perangkat keras komputer yang
digunakannya tersebut.
Seorang programmer (pembuat program komputer) melakukan pembuatan
programnya berdasarkan sebuah permintaan yang diajukan kepadanya,
melalui sebuah catatan permintaan yang berisikan uraian kebutuhan sebuah
program, disebut spesifikasi program, atau program specifications. Pada
catatan ini akan disertakan informasi-informasi mengenai masukan data
(input) yang seperti apakah yang akan diolah, proses yang harus
dikerjakan, serta keluaran apa yang harus dihasilkan. Sebuah aplikasi,
akan terdiri dari sejumlah program, yang akan diolah dalam sebuah
rangkaian. Masing-masing program akan bekerja satu dengan yang lain,
dalam sebuah kesatuan aplikasi tersebut.
Darimana desain aplikasi tadi berasal ? Seorang system analist telah
melakukannya. Yang bersangkutan, setelah menerima penjelasan dari user
mengenai lingkup aplikasi yang ingin dikomputerisasikan akan membuat
sebuah konsep mengenai bagaimana sistematika komputerisasi itu
dilakukan. Mula-mula ia akan membuat dalam sebuah kerangka umum (general
system design), untuk dipresentasikan kepada user. Jika sudah benar,
maka ia akan membuat desain sistem secara rinci.
Dari desain sistem yang sudah rinci itulah muncul sejumlah (bisa puluhan
atau ratusan) spesifikasi program. dan dari spesifikasi program inilah
programmer membuat programnya.
Komputerisasi dengan program-program paket siap pakai
Komputerisasi bisa diselenggarakan dengan paket-paket program yang
siap pakai. Tinggal membeli paket tersebut, mempelajari, dan
meng-install-nya di komputer. Jalankan saja sesuai petunjuk, maka
aplikasi tertentu sudah bisa diselenggarakan. Tanpa repot (artinya,
tanpa harus melibatkan programmer dan system analist, bah !).
Beberapa aplikasi memang tersedia dalam bentuk paket (package program)
jadi yang siap pakai. Tetapi tak semua aplikasi tersedia paketnya. Hanya
untuk aplikasi-aplikasi yang bersifat umum, artinya, di mana-mana,
penerapannya juga demikian. Sama semua. Seperti misalnya paket-paket
akuntansi, akan sama saja pengolahan data di suatu perusahaan dengan
perusahaan yang lain. Baik urutan proses, atau prosedurnya, sama semua.
Pun demikian halnya dengan laporan-laporan yang dihasilkannya.
Aplikasi yang tak ada paketnya ? Sejumlah aplikasi lain, yang
implementasinya berbeda-beda, meski pada pokoknya hampir serupa, sulit
untuk dikemas dalam paket seperti itu. Pengolahan data penggajian
(payroll), misalnya, merupakan pengolahan data yang sangat khas di
berbagai perusahaan. Aplikasi model seperti ini jelas tak bisa
dipaketkan. Harus dibuat.
Tahap-tahap pengembangan aplikasi.
Sejak dari awal, sampai akhir pembuatan sebuah aplikasi akan terdiri dari 3 (tiga) tahap pokok, yaitu :
- tahap studi pendahuluan
- tahap pengembangan, dan
- tahap implementasi.
Tahap pertama, Studi pendahuluan, ditujukan untuk memperoleh fakta,
bahwa sebuah komputerisasi yang dikehendaki memang sudah bisa
diselenggarakan. Perlu diperhatikan, sebuah aplikasi bukan saja secara
sistem bisa dikomputerisasikan, namun juga harus mempertimbangkan
persoalan lain-lainnya, seperti biaya, dan apakah data-datanya bisa
tersedia atau tidak. Itu merupakan konsekuensi atas sebuah kebutuhan
informasi sebagai sasaran komputerisasi itu sendiri. Jika setelah
dikaji, ternyata komputerisasi belum waktunya diselenggarakan, oleh
berbagai sebab dan pertimbangan, maka tahap pengembangan komputerisasi,
ya, berhenti sampai di sini saja.
Tahap kedua, Pengembangan Sistem, merupakan tahap yang sebenarnya
dalam proses pembuatan sistem aplikasi itu sendiri. Dilakukan dengan
menyelenggarakan penelitian secara tuntas terhadap semua aspek yang
berlangsung dalam aplikasi tadi, lalu dituangkan dalam desain sebuah
sistem, dan selanjutnya diprogramkan.
Sebelum mencapai tahap ketiga, maka program-program akan diuji terlebih
dahulu, apakah hasilnya sudah sesuai dengan sasaran sistem yang
bersangkutan. pengujian dilakukan baik dengan data-data uji-coba (data
fiktif, buatan), tetapi bisa juga dengan menggunakan data-data riil, dan
bahkan dikerjakan bersamaan dengan pengolahan data yang sebenarnya. Ini
untuk menguji, bahwa program sudah benar-benar siap untuk
diimplementasikan.
Tahap kedua ini diakhiri dengan pembuatan dokumentasi sistem, yang akan
dipakai sebagai alat bantu jika akan dilakukan revisi terhadap sistem
itu nantinya.
Tahap ketiga, tahap Implementasi. Pada tahap ini program sudah
dipasang di komputer, dan mulai dioperasionalkan, untuk mengolah
data-data rutin. Tahap operasionalisasi program ini juga disebut tahap
?production?.
Selama masa pengoperasian program ini seorang system analist harus terus
melibatkan diri, untuk mengevaluasi efektivitas desain sistem dan
programnya. Jika dipandang perlu, maka seorang system analist dapat
meminta seorang programmer untuk melakukan perbaikan-perbaikan tertentu
disebut maintenance), atau bahkan melakukan perombakan terhadap aplikasi
itu sendiri (disebut modification). Redesign, perancangan ulang sistem
tersebut bukan tak tertutup kemungkinan, lho.
Salah desain atau program, apa bisa ? Kenapa tidak bisa ? Desain sistem,
diperoleh dari informasi yang diperoleh seorang system analist dari
user, yang ditugasi untuk menjelaskan ruang lingkup sistem di perusahaan
yang bersangkutan untuk dikomputerisasikan. Boleh jadi ada informasi
yang kurang tatkala disampaikan kepada system analist. Atau, seorang
system analist melakukan pemahaman yang tak benar terhadap informasi
yang disampaikan tersebut. Meski pada tahap pengembangan sistem, seorang
system analist juga telah melakukan cukup konfirmasi, melalui
pembahasan desain awal sistemnya, tetapi gangguan terhadap komunikasi
tersebut bisa saja muncul. Oleh sebab itu, bisa jadi desainnya sudah
salah sejak awal.
Selanjutnya, proses pembuatan program dilakukan dengan penyerahan
spesifikasi program kepada programmer. Pada saat ini juga terjadi proses
komunikasi pula, meski sebagian besar sudah dilakukan secara tertulis,
namun yang namanya kemungkinan kegagalan komunikasi, bisa saja terjadi.
Jadi, saat ini juga berpeluang untuk telah terjadinya kesalahan pula.
Pada tahap berikut, seorang programmer akan mengerjakan programnya,
berdasarkan uraian yang disampaikan padanya melalui program
specifications. Untuk kasus-kasus yang sangat kompleks, maka akan
diperlukan cukup banyak kalimat instruksi dalam bahasa komputer, yang
saling berangkai sedemikian rupa, sehingga terbentuk sebuah logika
proses, sesuai yang dikehendaki.
Boleh jadi, rangkaian kalimat tadi, yang bisa mencapai ribuan baris
banyaknya, mengalami kesalahan dalam meletakkan urutan kalimat yang satu
terhadap yang lain. Bisa kacau, kalau begitu.
Atas dasar kemungkinan kesalahan yang terjadi itulah, maka perlu ada
sub-tahap System Testing, sebuah kesempatan bagi seorang system analist
untuk memeriksa, apakah sistem yang dibuat, dan program-programnya,
sudah benar. Kesalahan itu sendiri bisa diperiksa dengan melakukan
perbandingannya melalui laporan-laporan yang dikerjakan secara manual.
The bottom line
Seorang system analist punya tanggungjawab yang besar dalam
keberhasilan sebuah rencana komputerisasi. Bahkan, mereka tak cuma
bertangungjawab dari segi perencanaan sistem saja, tetapi juga
perencanaan pemilihan hardware instalasinya. Sasaran utama sebuah
komputerisasi bukan hanya memindahkan pekerjaan manual ke sistem
komputer saja, tetapi bagaimana bisa memanfaatkan teknologi yang
dimiliki oleh komputer, untuk dimanfaatkan secara optimal.
Agar tugasnya bisa sukses seperti yang dituntut di atas, maka yang
bersangkutan harus memiliki pengetahuan komputer, khususnya dari segi
pemanfaatannya, secara optimal. Juga harus paham soal-soal pembuatan
program, karena ia akan menulis sebuah uraian kebutuhan program. Ia
mesti tahu, sebatas mana komputer mampu melakukannya, dan mana pula yang
tidak.
Selain itu, ia harus memiliki pengetahuan manajemen. serta paham
terhadap aplikasi-aplikasi tertentu sebagai dasarnya. Paham akuntansi,
misalnya, kayaknya, kok, harus, ya.
